◆ 跨境项目进度难汇总：展会从组展、出访到结算常需跨境，一年几十场并行，办展进度很难看清。

◆ 合同多币种、对账繁琐：境外会展合同多为外币结算，汇率天天变，业务口径和财务口径容易"两本账"。

◆ 因公出国环节多、要求严：出境要预报、请示、公示，每一步都得留痕，合规要求高。

针对国际会展行业项目制、跨境化、多币种、强合规的特点，泛微e-office把立项、合同、出国、结算四条线串进同一个项目主档，让每场展会，进度与资金同源同账。

01.立项组展

展会信息归集、进度可查

过去，一个展会项目的合同、付款、公示文件信息分存各处，想看项目全貌得逐个翻找。现在，通过流程化立项组展，让所有展会信息清晰可见：

◆ 展会信息一屏可见：内展还是外展、展览国家、会展团队等信息一目了然。

◆ 展会项目一本账：与项目相关的合同、付款、物料、公示文件一并汇总，形成项目"总账"。

◆ 展会进度清晰："这个展会现在到哪一步了"不用问人，通过项目卡片即可查看进度及相关的执行情况。

02.合同管理

多币种管理、自动转换

境外展会合同常以外币计价，汇率如何取值、按哪一版换算，直接影响审批权限与额度控制。

项目合同金额，通过换算结果直接作为审批节点的判断依据，让不同币种、不同项目的合同有了统一审批标准。

03.出国管理

出国逐级审批、统一公示

境外办展，人员出境频繁，合规要求高、留痕要求严，涉及预报、请示、公示等合规动作，缺一环都不行。

1）因公出国（境）逐级审批：外展项目人员出访，按"因公出国（境）预报→出团请示→出国公示"逐级申请，流程固化之后，出境办理不再需要"每次都问一遍怎么走"。

2）因公出国统一公示：因公出国（境）审批通过后，公示文件通过文档中心统一发布，既走完合规动作，也留下可追溯的记录。

04.财务结算

项目成本、收入自动归集

会展业务的资金流有一个鲜明特点：支出跟着项目走，收入散在客户手里。通过流程串联项目的收与付，让成本利润更清晰。

1）财务申请：付款、垫款、提前开票。会展项目的钱多在展会前就垫出去了（场地、搭建、运输、差旅），系统要求发起付款、垫款、提前开票时选清归属哪个展会，审批后自动生成台账挂到该项目下，成本同步沉淀，展会一结束打开项目即知盈亏。

2）进账单管理：钱到账即对应相关展会。一场展会几十上百家参展企业陆续汇款，财务看到账却不知道是谁的、属于哪个展会。通过让财务按到账批量导入进账单，业务员主动认领自己的项目并补明细，谁录谁领边界清晰，钱一到就能对上展会。

3）银行回单：分期到账自主查询。参展企业的展位费、报名费常常分几笔陆续到账，业务员最关心的就是"我的客户打钱没有"；现在财务把银行回单上传后，业务员自己就能查看收款情况、据此跟进参展企业的后续对接，不用再一天几十遍地追着财务问"款到了没"。

05.后勤支撑

办展物料、人事协调、行政服务一体支撑

1）办展物料：在线领用、同步仓库。办展物料量大批次多，项目人员线上发起领用，审批后自动回写办公用品模块、库存实时扣减，并生成台账挂到该展会项目下，领给哪场展会、还剩多少都查得到。

2）人事管理：展会期人员高效协调。会展业务季节性明显、展会期人手投入大，人事档案、通讯录、薪酬统一线上管理，人员信息与组织关系有统一出口，临时需要人手可在线协调、统筹。

3）行政管理：行政服务支撑办展业务。展会筹备期会议多，会议室支持在线预约、冲突自动拦截；收文、意见反馈、公告各有固定通道，让行政服务展会，而不是拖住业务。

1）跨境项目统一管理：国内外展会一律立项即建项目主档，合同、付款、物料、公示等数据统一归集，多展会并行也能看清每场进度。

2）多币种与结算一体化：汇率统一录入、自动换算并作为审批依据，付款、垫款、开票均归属到展会，进账可认领，成本随业务沉淀，展会结束即可算清盈亏。

3）跨境办事合规留痕：因公出国（境）预报、出团请示、出国公示三段流程固化，公示文件统一发布，合规走得完、记录留得下。

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