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对症多业务管理之痛,安全评估行业OA应用分享

300~500人    |    商务服务业

流程审批/客户管理/项目管理

管理客户资源/项目协同/合同资料管理



对于以安全评价及安全生产技术咨询服务为主的安全评估机构而言,涉及的业务较多,涵盖安全评价、职业病危害评价、安全生产技术咨询、消防安全评估、检测检验等方面。



业务类型多,随之而来的管理烦恼也多:



不同业务线对应不同的合同、项目登记流程,统计与管理的难度大



报价过程由业务员与客户单向对接,业务开展过程缺乏制度规范



项目过程不透明,各个节点相孤立,执行过程与前置事项脱轨



项目人员获取信息难,无法第一时间掌握收付款、开票及发票情况



很多业务表需要经由多人、多部之手,大量敏感信息处于“裸露”状态


对症多业务管理之痛,泛微e-officeOA系统通过打造“整体联动、业务协同、过程可控”的办公平台,破局多业务管理难题。


打通业务过程,多线自动“分流”


借助数字化工具,将整个跟单过程与报价、合同、项目关联起来,实现联动式管理。同时,系统根据不同业务类型,自动触发不同的项目合同流程,让多业务有序运转。


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客户管理


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通过OA系统统一管理客户信息,跟进销售过程,改变业务单向对接方式,确保客户资源留在系统。同时,客户信息与合同、立项信息打通,有效跟踪后续的签约、实施情况。


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报价管理


在报价环节,将制度以电子流程的方式融入业务。销售报价需要先提交流程,使得报价的每一个环节皆处于组织管控之中:起草文件是否规范、报价信息是否合理、合同签订有无风险.....


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针对多次报价的情况,相对于传统的来回跑,现在直接通过网上多次退回、提交即可,有效提升报价效率。


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合同管理


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完成报价后,合同的提交不再需要手动发起,系统自动根据不同业务类型触发不同的合同流程。同时,合同审批后自动生成台账,为管理者提供合同查找、筛选、进度跟踪的便捷入口。


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项目管理


来到项目实施环节,系统自动触发项目流程,并外发项目台账。通过一条流程贯穿项目全过程,从前期的项目任务分配,到后期的报告编制及部门审核,实现全周期管理。


对于项目经理而言,所有分配到手上的项目都是透明的,包括项目要求、工作量及奖金比例。在后期的项目奖金结算中,所需的信息直接通过项目流程获取,穿透之前的项目报告意见、打分及奖惩情况,令奖金发放有据可查。



事务智能提醒,节点管控更清晰


在项目运转过程中,项目人员需要及时知晓开票与结算情况。然而,因为缺乏获取信息的有效途径,往往接收的信息总是具有延迟性。


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借助OA系统在线提醒功能,实现收付款、开票及发票信息的智能提醒。当开票流程流转至财务节点并生成台账后,系统自动将开票/到账信息提醒给相关项目人员,以便及时与客户进行交涉。


事务的智能提醒,不仅表现在开票/到账上,还表现在方方面面:借用归还提醒、报销贴票提醒、会议提醒、拜访客户提醒.....通过智能提醒,让事务的办理更高效。


项目“数据”运转,更多一些智能


整个项目过程,涉及的数据多,保密性强,数据的“收集”与“加工”需要更加智能化。通过泛微e-office,从数据汇总、权限及监控等维度,实现智能化的数据管控。


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业务数据智能统计


通过报表功能,实现客户信息、报价信息、合同信息、项目信息等业务数据的有效统计。借助数据的自动整合能力,管理者可以快速了解业务进度,对业务情况进行整体分析。


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敏感数据智能保密


合同、项目流程经由多人、多部之手,通过严格的权限体系,确保流转中的数据安全。相关保密字段通过子表单的形式,对相关人员进行智能展示或隐身。数据在流转过程中,始终处于系统控制,防范泄密风险。


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流程数据智能监控


通过流程来驱动合同、项目的运转,涉及的环节多,部门广。对于周期较长的项目流程而言,通过查看流程办理步骤,可清晰掌握当前项目处于什么节点,以及各节点的用时情况。借助OA对各环节的办理效率进行有效监控,综合把控整个项目进度。


对于安全评估行业而言,业务类型多,项目周期长。通过泛微OA系统构建数字化办公系统,实现“整体联动、业务协同、过程可控”的业务管控。


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