场景价值
关于流程归档,有三个问题需要考虑
2019-06-18

在企业管理中,我们总是希望将一些重要的、具有存储价值的流程数据进行归档保存。在OA系统中,流程归档也是高效沉淀业务痕迹的有效手段。


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流程的结束正是文档的开始。关于流程归档,有三个问题不能不考虑:


1、哪些流程需要归档?

2、归档到哪里去?

3、归档数据安全吗?


泛微e-office协同OA系统针对这三个问题,实现设置归档条件、分类归档信息以及细化归档权限的功能。


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“事无巨细”的流程归档,将会使企业陷入信息过剩的洪流中。是否所有流程都需要归档?哪些流程可以归档?借助e-office归档条件的设置,有效避免无价值资料的存储。


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通过多维条件设置,只有当流程或表单字段值满足某个或某些条件才能顺利存档。通过这样的方式,过滤掉不必要的归档数据,避免企业信息“臃肿”。


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流程归档后,如何才能实现更便捷的查找呢?我们需要对归档信息进行分类存储。设置归档文件夹时,既可以指定归档目录,也可以自定义归档目录。


指定归档目录,流程结束时自动归档到相应文件夹中。比如设置某类流程的归档文件夹为“费用报销”,那么流程结束,该类流程就自动归档到“费用报销”目录下。

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与指定文件夹不同的是,自定义文件夹是流程归档时即时生成的。通过自定义文件夹,流程结束时自动按照相应规则生成新的文件夹类目并归档到其中。e-officeOA系统通过自定义文件名、文件名来源于表单控件、“自定义+表单控件”等多种方式,实现归档信息按照项目名称、分支机构、时间顺序等智能生成信息流。


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流程按条件归档到相应文件夹后,如何确保隐私安全呢?通过设置自定义归档模板及适用范围,实现不同权限用户查看不同的表单内容。


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通过OA系统保密字段设置,对流程中的敏感信息如合同金额、员工薪资、客户信息等起到保护作用。归档信息在传播与查看过程中,重要信息智能“隐形”,全方位确保数据安全。

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