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全民健身热,OA实现高效规范的体育馆管理

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流程审批/文档中心/办公用品

提高员工业务协同/提升沟通效率/项目协同



世界杯马上就要来临了,球迷们又将迎来一个个熬夜看球赛的夜晚。随着国民生活水平的提高,定期参加体育锻炼、观看大型赛事已成为业余休闲的一种重要方式。


作为各类赛事、体育活动的承载体的体育馆是如何管理运营的呢?体育馆管理工作,面临场馆人员流动大,赛事活动密集等特点,需要更为灵活高效的协同办公软件进行综合管控。


体育馆管理的协同需求主要表现在以下几方面:


1

各类赛事活动的组织策划,需要灵活的人员调配及项目周期把控

2

围绕赛事活动产生的收支、费用报销等需要流程化的手段进行管控

3

各类体育物资及办公所需的办公用品需要一套规范的采购流程

4

团队内部的工作执行反馈及跟踪需要一套敏捷的沟通汇报体系



围绕以上协作需求,泛微e-office通过一体化协同平台的搭建,实现高效规范的场馆管理。




流程化审批,严控合同风险



佛山中奥广场管理有限公司是e-office的标杆客户,主要承担佛山岭南明珠体育馆的运营管理工作。佛山中奥承办体育比赛、文化演出及会展、广告发布、体育场馆及配套设施等各项业务,各类合同应运而生。


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借助e-office系统,合同的审批、流转皆实现电子化运转。当有新的合同产生,可便捷在系统内发起【合同申请】,并按部门进行分类管控。合同正文可在附件中提供,至于关键信息如金额、期限、合同单位等可在表单中呈现,令审批者一目了然。


通过节点设置,与合同相关的各级人员皆参与审批并进行意见的提出。通过各方协调与讨论,严控合同可能存在的风险。



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合同审批后有盖章需求,可通过【盖章申请流程】进行在线申请,相关审批人员进行核实,确保用章的规范与安全。




电子化财务管控,项目费用规范运转



围绕赛事、活动产生的各类费用,借助e-office电子报销及费用管控体系,实现差旅费、项目预算、借款、支付、收入的一体化管控。



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有相应的费用需求,只需在OA系统内发起相应流程即可。比如项目开展需要进行借款,可发起【借款审批流程】,明确借款人基本信息、借款金额及还款报销日期,令财务工作井然有序的开展。



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除此之外,有领用支票需求的,可发起【领用支票审批流程】;收支活动可通过【支付证明单】及【收入证明单】进行收支监控;项目预算超标,可通过【超预算审批流程】进行原因的详细说明;员工出差产生的费用,可通过【差旅费报销流程】进行电子化报销....


体育馆运营过程中产生的各类费用,都可以通过OA系统进行监控及审批,实现财务管理的规范运转。




线上采购申请与审批,物资有效补充



体育馆的运营过程中,需要及时对各类体育物资进行补充。借助e-office线上采购申请与审批,实现物资的及时补充。



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有采购需求时,可通过【采购申请流程】将需要采购的物资及用途进行说明,领导审批是否有采购必要。在采购环节,采购员可发起【物资采购流程】,将采购物资的价格、数量、品牌等列明,并填写供应商的拟选择名单,领导审批后便可进行高效采购。




客户跟踪管理,高效沉淀联系记录



佛山中奥需要对有意向进行场馆合作的客户进行定期的跟踪维护,借助e-office的客户管理模块,有效沉淀联系记录,实现潜在客户的粘性管理。



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查看联系记录时,可通过联系类型及日期进行筛选,并便捷查看本人创建及他人创建的联系记录。在联系记录列表上,关键信息如联系人、联系客户、联系方式等一 一呈现,打开详情页则可查看更为详细的联系记录。


借助e-office一体化的企业管理平台,助力体育馆在运营过程中严控合同风险、规范项目费用运转、及时进行物资采购与高效进行客户跟踪管理。针对“全民健身热”,体育馆的管理将借助OA系统变得更为敏捷规范。

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