场景价值
问君能有几多愁?恰似合同款项待回收
2017-08-22

问君能有几多愁?恰似合同款项待回收。对于一份合同,往往对应着多笔款项,而这些款项因为缺乏有效的预警及提醒机制,经常造成回款的延误甚至遗忘。对于财务人员而言,收付款依据与合同进度密切相关,当收付款笔数太多时,就难以准确掌控收付款状况了。除此之外,传统纸质合同存在查找不便的情况,给领导审批时也需要耗费大量的时间。


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多笔款项如何统一管理?纸质合同如何实现电子化查阅?合同会签如何实现流程化审批?通过泛微e-office协同办公平台,轻松解决了以上难题,在建立高效提警机制的基础上,实现了合同的电子化、流程化管控。


1打通整个销售过程,客户信息与合同信息融会贯通


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OA系统可充当前期客户管理与后期合同管理的桥梁,当前期客户的跟踪维护达成合同的签约后,可进一步进行合同信息的完善。在新建合同时,可全方位呈现与此合同相关的延伸信息,包括合同名称、编号、类型、合同金额、甲方签字人及签字日期、乙方签字人及签字日期等。合同可与系统内之前创建过的客户名单高度关联,从而打通整个销售过程,让客户管理与合同管理融会贯通。


除此之外,鉴于合同的期限问题,可直接通过系统日历设置合同有效期,并勾选到期30天提醒,确保合同的后期跟踪管理。当然,为了呈现出更准确的合同信息,可上传附件并添加备注等对合同进一步完善与丰富。


2收付款提醒机制,确保合同尾款高效回收



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当一份合同涉及多笔收付款时,在录入合同信息后可根据合同约定或预估时间设置收付款提醒。通过详细录入合同分批付款的时间和信息,到期之时系统自动触发提醒,以确保合同尾款的高效回收。例如,当一份合同涉及五笔款项时,可按照顺序依次设置“收付款提醒日期”、“收付款提醒内容”、“收付款金额”等。当尾款提前结清时,可通过“操作”按钮删除提醒。


通过收付款提醒设置,对合同进度、结款等关键节点进行高效预警。同时,通过预测近期可能的收支项目,帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。


3合同审批流程化,确保订单高效运转



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对于一些采购类合同,如果领导出差较多不能及时签字审批,很可能导致订单延迟。通过e-office协作平台,将合同结合流程进行统一管理,领导无论身在何处皆可高效、便捷地进行电子化审批。


发起合同审批流程时,可详细填写申请者基本信息包括申请人角色、部门、职位等,同时可关联此合同的信息包括合同金额、条款等。通过节点设置,流程可自动流转到上级、采购经理、财务经理、总经理等处,实现随地随地便捷审批,确保订单的高效运转。


合同是现代经济往来的重要形式,也是契约精神的一种体现。针对合同管理存在的诸多难点,e-office实现了电子化的合同信息录入、流程化的合同审批以及高效的提醒机制,确保每一笔款项的及时回收,让合同管理更轻松。

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