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100-200人 | 电子电工/制造行业
流程审批/绩效考核/外部邮件
审批流程电子化/随时随地办公/便捷高效考勤
厦门冠音泰科技有限公司是一家专业生产扬声器、受话器等电子系列产品的公司,其雄厚的产品设计开发能力和一流的管理团队,使得其跻身行业内厦门地区的领军企业。为“发声”而生的冠音泰一直也在思考一个问题,如何才能精简流程提升效率让管理掷地有“声”。通过借助泛微e-office协同办公平台,冠音泰协同内外力量,在聚合与规范的基础上,实现管理自有“声”。
作为一家制造业公司,产品设计开发能力是冠音泰的生命力,而这一切最终的落脚点还是在核心人才与资源的管理上。特别是在互联网时代,资源、人才竞争已趋白热化,一套能够整合资源、聚合人力、规范管理的OA系统逐渐成为企业发展管理的“刚需”。为了使“管理效益化”,冠音泰在协同方面的建设主要围绕以下目标进行:
在项目实施初期,双方处于磨合阶段,初次接触OA的冠音泰对需求并不是很清晰。e-office的实施人员通过前期的宣导、调研沟通,加以冠音泰项目总监的高度配合完成了需求落地。首先要做的,便是对冠音泰的组织结构进行一次全新的梳理,其层级复杂的组织架构却又对e-office实施人员提出了挑战。通过双方不断的沟通协调,最终实现了冠音泰的门户架构,通过公司门户、个人门户两个维度,实现资源的聚合管理。在组织架构上,实现了各层级、各部门的组织关系调整与梳理,从而使得组织架构清晰化、结构化。
(冠音泰外出申请表展示)
在清晰组织架构的基础上,冠音泰建立起了一套高效、规范的人事行政管理体系。人事行政往往与公司制度、规范等相关,其聚焦点在“人”的管理上,包括请假流程、绩效管理、办公用品管理等。通过调研梳理出人事部、行政部的流程需求,e-office为冠音泰提供了一个制度落地与执行的平台。人事行政的管理从纸质时代过渡到无纸化时代,领导口头指令整理规范到OA系统,实现高效、及时的“上传下达”。
在使用OA系统之前,冠音泰面临着一个尴尬的管理困境:业务流程繁多,审批工作主要在线下进行,员工在填完纸质申请单后往往要穿梭于各个部门找领导签字,极大的降低了工作效率。通过OA系统的搭建,冠音泰实现了流程审批电子化,通过跨部门线上审批很好的协调了员工与领导之间的时间差、空间差等。
在项目验收时,e-office实施人员共完成了16类流程的搭建工作,总计83条流程。人事管理类的流程包括请假流程、出差申请流程、员工转正流程、培训流程等;财务类流程包括费用报销、借款申请等;业务类流程包括设备验收流程、立项审批流程、生产计划变更申请流程、产品外发生产申请流程等。上线至今,冠音泰已产生2700多条流程数据,所有搭建的流程均处于使用状态,其中使用最为频繁的是各类业务评审流程。
知识文档管理一直是冠音泰比较关心的,在使用OA系统之前,难以实现办公文档的收集汇总,想要实时查阅几乎不可能。更严重的是,人才流失很大程度上会带走所学知识和资源,新员工要重新熟悉业务、摸索有效的执行方式,难以达成高效的知识共享体系。
(冠音泰部分文档展示)
e-office通过建立强大的文档关联体系,整合信息流,实现知识的汇聚,为冠音泰搭建起一个“内部知识库”。通过将公司办公表格、文档等文件上传文档中心目录,实现知识的分类聚合管理。员工可通过知识库平台共享知识、复制知识,企业内部变为一个学习型组织。
协同以聚力,管理自有声,借助此次合作,相信冠音泰会开启一次全新的办公旅程。而泛微e-office也进一步积累了制造行业的合作经验,为以后服务更多同类型的企业打下了良好的基础。