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流程结束进行归档,是实现业务追溯的有效手段。然而,很多企业却陷入“无效归档”的漩涡:
所有信息不经筛选全部归档,造成数据过剩
归档流程无法分类存储,造成数据混杂
归档数据缺乏权限设置,造成敏感信息暴露
流程的有效归档,至少需要解决以下三个问题:
符合哪些条件才能归档?
归档的数据如何存储?
数据的权限如何细化?
泛微e-office协同OA系统针对以上三个问题,实现流程分类、分权、按需归档,确保归档数据精准、有效、安全。
通过巧设“门槛”,从两个方面避免归档信息过载:
一键控制归档开关。哪些流程可以归档,哪些流程不可以归档,用户可通过归档开关进行一键控制。
灵活设置归档条件。符合哪些条件的流程可以归档,用户可通过归档条件设置进行控制。比如,设置报销金额超过100元的报销流程才可以归档。
通过设置归档条件,过滤掉不必要的归档数据,避免归档信息“臃肿”。
流程数据千百条,“归档到哪儿去”关乎信息检索的便捷性与管理的高效性。
借助OA系统,用户可提前设置归档规则,实现信息智能分流、有序归档:
根据指定目录归档。通过提前设置指定目录,流程结束自动归档到相应文件夹中,实现同类流程自动归集。
根据业务信息自主分类。通过设置自定义文件夹,流程按照相应规则生成新的文件夹并归档到其中。比如,流程结束时,根据业务信息按区域、项目、分支机构等自主归类。
为了保证归档数据安全,可对归档内容查看权限进行设置。通过自定义归档模板及适用范围,实现不同权限用户查看不同的表单内容。
比如,普通用户不能查看归档流程中的敏感信息如合同金额、员工薪资、客户信息等,全方位确保数据安全。
流程的结束,也是文档的开始。泛微OA系统通过巧设“门槛”、智能“分流”、细化权限,确保归档数据精准、有效、安全。
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